Purtroppo in casa non ci sono solo vestiti, utensili vari e libri da tenere sistemati, ma anche tutta la documentazione cartacea che ci serve avere sempre a portata di mano.
Averla sparsa per tutta la casa, infatti, fa sì che troviamo molta difficoltà quando dobbiamo trovare quella bolletta già pagata e, così, perdiamo ore e ore a tentare di trovare quel foglio nella marea di scartoffie che abbiamo.
Per questo, oggi vedremo insieme come organizzare i documenti cartacei in casa in modo da tenere tutto al sicuro e al suo posto.
Scegli un angolo della casa
Innanzitutto, al fine di avere tutti i documenti sistemati e organizzati, è bene scegliere una zona della casa o un angolo destinato esclusivamente a questo.
Come abbiamo già detto, infatti, l’idea è quella di non averli sparsi qua e là, ma tutti insieme. Prendetevi questo momento, quindi, per “raccogliere” tutti i documenti che avete appoggiato sui tavolini, nella libreria, nel comodino, ecc e riponeteli in una scatola.
Dopodiché, scegliete una stanza o un angolo della casa da destinare alla conservazione dei documenti, come per esempio la stanza adibita ad ufficio, ma anche semplicemente una mensola ben organizzata o una scrivania. L’importante è che sia facile da raggiungere.
Divideteli in macro-categorie
Una volta raccolti tutti i documenti in una scatola, è il momento di fare una cernita e buttare innanzitutto quelli che non vi servono più, quali vecchi scontrini e volantini.
Dopodiché, prendetevi questo momento per ordinare il tutto e suddividere tutta la documentazione in macro-categorie. Vi suggeriamo, quindi, di mettere da una parte tutti i documenti che riguardano la casa, da un’altra parte i documenti che riguardano l’auto o la moto, da un’altra ancora i documenti personali.
Insomma, scegliete voi le categorie in base alla documentazione che possedete e scegliete un contenitore per ogni categoria.
Create le sottocategorie
Una volta ordinate le macro-categorie, per organizzare ancora meglio i documenti ed essere certe di trovarli subito quando vi servono, sarebbe bene organizzare i documenti anche in base alle sotto categorie.
Vi consigliamo, quindi, di suddividere la macrocategoria “casa” in sottocategorie quali bollette, documenti affitto, acquisto casa, la macrocategoria “auto” in bolli, fatture, revisioni, assicurazione, ecc., la macrocategoria “documenti personali” in cartelle mediche, documenti laurea o diplomi, contratto di lavoro, scontrini con garanzia, documenti banca, ecc., e infine la macrocategoria “documenti figli” in sottocategorie come cartelle mediche, scuola e sport.
Ovviamente, la scelta delle sottocategorie, così come delle macrocategorie, è a vostra discrezione e dipenderà dalla documentazione che possedete e che avete bisogno di organizzare.
Usa i raccoglitori e i divisori
Una volta diviso il tutto, è l’ora di metterlo nei raccoglitori in maniera ordinata e organizzata. Potete, per esempio mettere tutti i documenti della stessa macrocategoria in un unico raccoglitore e utilizzare, poi, dei divisori per le sottocategorie.
Ovviamente, però, questo dipende anche dalla quantità di documenti che avete. In caso, infatti, una sottocategoria sia composta da troppi documenti, sarebbe meglio utilizzare un raccoglitore a parte.
Se, poi, volete utilizzare i raccoglitori ad anelli, allora vi suggeriamo di dividere le sottocategorie utilizzando le cartelle trasparenti con i buchi. In questo modo avrete tutti i documenti organizzati e facilmente accessibili.
Etichetta tutti i documenti
Ma non è finita qua! Perché a questo punto dovrete attaccare un’etichetta su ogni faldone, raccoglitore o divisore in modo da indicare cosa contiene. Potete utilizzare semplicemente delle etichette autoadesive o dei segnaposti. L’importante è che scriviate il contenuto del documento e anche l’anno in modo da archiviare i documenti e trovarli rapidamente.
All’esterno del faldone o del raccoglitore, poi, potete anche scrivere la macrocategoria con l’elenco di tutte le sottocategorie.
Scansiona i documenti importanti
Molti documenti che abbiamo in casa, si sa, sono molto importanti e non possono essere persi per nessuna ragione. Sebbene averli sempre ordinati e organizzati sia un grande aiuto per averli sempre a portata di mano, per una maggiore sicurezza, potreste anche scansionarli e salvarli sul computer o sul cellulare.
Inoltre, per alcuni documenti, potreste anche valutare l’acquisto di una cassetta di sicurezza.
E se volete anche sapere come organizzare l’ufficio, ecco un articolo per voi!
